Confinement Covid-19 : réinventer la formation (à distance)

Je viens de terminer 2 journées complètes de formation à distance pour remplacer du présentiel. Plusieurs personnes m’ont demandé mon feedback. Comme il est long et qu’il n’entre pas dans un post du groupe fermé de nos formateurs, le voici en article public. Certains pourraient y picorer des idées pour leurs propres formations.

Préambule : surtout ne pas attendre ou baisser les bras

Je suis bien conscient que ce genre d’article peut paraître hors de propos voire indécent pour le personnel de santé qui est entré en quelques jours dans une zone de guerre ou même pour tous ceux qui se dévouent à un métier qui permet à notre société de continuer à fonctionner. Mais nous devons tous nous installer dans un mode de fonctionnement « dégradé » qui va durer des semaines. C’est ça aussi la résilience. Garder un peu de normalité dans une totale anormalité. Psychologiquement, nous en avons besoin. En tout cas, j’en ai besoin.

Contexte : 15 demandeurs d’emploi sélectionnés pour 40 jours de formation en présentiel

Cela fait maintenant 4 ans que j’accompagne ce type de groupe en « Communication d’entreprise et gestion d’événement ». Plein de profils et de parcours différents. Les échanges sont riches, ils sont ultra motivés. Ils ont gagné leur place dans cette formation. Vendredi, j’ai appris que ma formation de lundi ne pourrait avoir lieu qu’a distance. Ah, OK.

Si on fait comme d’habitude, ça ne marchera pas

7 jours de formation en communication externe et e-réputation de 9h à 17h avec 15 personnes, chacune chez elle. Le challenge était double :

1. Comment garder l’attention et l’interactivité pendant une journée entière devant un écran ? Et recommencer le lendemain. Et les habituer à cette routine.
2. Comment retrouver l’émulation et la cohésion que procurent les exercices de groupe lorsque chacun est chez soi ?

Alors, il y a les bons ingrédients : l’outil mais surtout le rythme

D’abord le rythme. Vendredi, j’ai demandé sur LinkedIn des idées pour réinventer la formation. Le post a eu son petit succès, preuve en est qu’on n’est pas les seuls à se poser ces questions. On m’a conseillé plein d’appli pour faire des SWOT, des personas, des mindmaps, du design thinking, Wooclap, etc. De belles découvertes que je continue à explorer.

OK, c’est une formation à distance mais il faut garder des exercices papier et pas tout vouloir faire en ligne. Il faut ménager, à chaque heure, des moments sans écran. En multipliant les exercices individuels avant d’en faire une synthèse en groupe et une présentation générale. C’est là où j’ai dû revoir toute la dynamique de mes slides.

Oubliez la matinée plutôt théorique avec questions/réponses et une après-midi workshop de synthèse en groupe. Il faut répartir des petits exercices en permanence durant toute la journée : 20-30 min théoriques grand max et ensuite des exercices sans oublier des pauses régulières.

Si c’était une formation unique de 2 à 3 heures, on n’aurait pas le même problème. Attention quand même aux étudiants qui, pendant cette période de confinement, enchaînent toute la journée des intervenants à distance qui se disent qu’ils peuvent faire 1h30 en vidéo en mode « je parle ». Les étudiants ne tiendront pas la distance.

L’outil ensuite : Zoom

Il est excellent. Je précise évidement que cet article n’est pas sponsorisé, c’est un retour de terrain. J’ai pris la version payante à 16€/mois (14€+taxes). Il y a une version gratuite intéressante pour des réunions (limitée à 40 min max).

Parfaitement stable pendant une journée entière. Tout le monde voit bien les slides défiler, on peut passer en mode face camera pour les présentations ou le debriefing, mais surtout, on peut faire des exercices en sous-groupes ! Et c’est génial. J’indique le nombre de salles et Zoom va répartir automatiquement les participants dans des salles pour des discussions de groupe en vidéo et/ou audio. Côté animateur, j’ai un bouton « rejoindre » à côté de chaque salle pour y entrer et aller discuter avec le groupe en plein travail puis ressortir et aller dans un autre groupe. C’est intuitif, fiable et c’est presque comme en présentiel.

Par ailleurs, les participants peuvent prendre la main sur Zoom et diffuser leurs propres slides à tout le monde en les commentant.

Il y a bien sûr un tableau blanc et des annotations, mais je n’ai jamais trouvé ça super pratique avec une souris ou pire, un touchpad.

Cerise sur le gâteau, Zoom peut enregistrer toute la session pour en faire un podcast audio ou vidéo pour les absents.

Quelques conseils personnels

1. Au début de la formation, par crainte du brouhaha, j’ai demandé aux participants de couper leur micro et leur webcam quand j’expliquais une partie théorique. A eux de m’interpeller par chat pour que je leur donne la parole. Erreur. Ça casse totalement l’interactivité, et pour l’animateur c’est horrible : parler dans le vide devant son ordinateur sans savoir si on est écouté ou compris. Bref, rapidement, ceux dont le débit le permettait ont laissé leur webcam allumée et le micro selon les cas (l’animateur peut d’ailleurs les activer et désactiver à distance). Ça change tout ! Les comportements naturels reviennent : je leur pose des questions et ils répondent spontanément, je vois leurs réactions et surtout, ils se voient entre eux.

2. Par défaut, il y a une salle d’attente et l’animateur ajoute les participants à la réunion. Désactivez cette fonction. Il est arrivé que certains perdent leur connexion et restent 10 minutes dans la salle d’attente parce que je ne les avais pas vus revenir.

3. Le chat est perfectible. Avec 2 écrans, la fenêtre de chat disparaît souvent derrière une autre et certains m’interpellaient sans que je ne les vois. Autre point : Quand vous êtes avec un groupe, si vous chattez vers « tout le monde », c’est tout le monde du groupe. Il faut chercher « à tous les groupes »

4. Les liens cliquables dans vos slides ne le sont pas via Zoom. Pensez à les partager sur le chat.

5. Si vous diffusez une vidéo, ne la lancez pas depuis votre ordi, ça va ramer, partagez plutôt le lien.

6. Faites vous-même des pauses régulières ! Le premier jour, pendant les pauses, je chattais avec certains, j’affinais mes slides suivants. A la fin de la journée, j’étais totalement HS. Beaucoup plus qu’avec une journée en présentiel qui est déjà énergivore.

Nous n’en sommes qu’au début : il y aura un avant et un après ce virus, commencez à vous transformer

Vendredi je donne cours à des étudiants avec Teams de Microsoft. Je dois encore comprendre comment bien l’utiliser pour une formation mais je pense que la logique est la même. Je vais pouvoir faire des comparaisons.

Voilà les grandes lignes de ce que je retiens.

Vous avez des questions ? Je suis là.

Vous avez un feedback ? Je suis preneur !